[ Pobierz całość w formacie PDF ]
nego realizowania cz sto trudnych zada projektowych. To w tym
momencie z niezale nych jednostek powinien urodzi si zespó .
Bardzo pomocne b dzie zaproszenie ca ego zespo u na mniej
formaln cz spotkania, podczas której jego cz onkowie b d mogli
pozna osoby, z którymi b d pracowa w najbli szym czasie. Je li s
to osoby z ró nych firm albo dzia ów, to takie zapoznanie si na
pewno b dzie dobre dla ich pó niejszej wspólnej komunikacji. Zu-
pe nie inaczej jest wykona telefon czy wys a wiadomo do kogo ,
kto ma jak twarz i osobowo (bo go pozna e ), ni do kogo wir-
tualnego (kogo sobie tylko wyobra asz).
To tutaj przedstawia si tak e wst pny plan komunikacji i ustala
najwa niejsze kwestie organizacyjne dla ca ego zespo u, na przyk ad
Poleć książkę
Kup książkę
Standardy komuni kacji 85
miejsce wspólnej pracy czy spotka , preferowane kana y komunikacji
czy metodyk zarz dzania projektem.
Po prezentacji najwa niejszych osób i za o e projektu daj troch
czasu na zadanie tych wszystkich pyta , które urodzi y si w g owach
zaproszonych w trakcie spotkania. To wa ny moment dla kierow-
nika projektu. Czasem takie pomys y i potrzeby zg oszone na gor co
pomagaj doprecyzowa pewne kwestie projektowe lub umo liwiaj
zg oszenie zmian do koncepcji czy sk adu zespo u. Kick-off inicjuje
prace zespo u projektowego, wi c najprawdopodobniej do tego czasu
nie zosta y jeszcze uruchomione adne dzia ania ani tym samym wy-
generowane koszty. Dlatego to moment, w którym wprowadzanie
zmian jeszcze nic nie kosztuje. Wykorzystaj to w pe ni.
PO CO ORGANIZUJE SI SPOTKANIA KICK-OFF?
Prezentacja Twoich umiej tno ci przywódczych,
planowania i organizowania przedsi wzi .
Przedstawienie g ównych celów i za o e projektu.
Pokazanie g ównych korzy ci dla uczestników i ca ej firmy.
Zapoznanie z g ównymi interesariuszami w projekcie.
Stworzenie zespo u z indywidualnych graczy.
Zagrzanie zespo u do dzia ania.
Pomy l, zanim zorganizujesz spotkanie
Mój tata zawsze si dziwi, e bez wzgl du na to, o której godzinie by
do mnie nie zadzwoni ja odbieram i odpowiadam, e teraz jestem
na spotkaniu i oddzwoni , kiedy sko cz . Zastanawia go, kiedy ja
w ogóle pracuj , skoro nieustannie si spotykam . Hm& od razu
wida , e nigdy nie pracowa w korporacji.
Poleć książkę
Kup książkę
86 KOMUNI KACJA BI ZNESOWA OCZAMI KI EROWNI KA PROJEKTU
eby my mogli porówna nasze do wiadczenia w tej kwestii,
zdefiniuj najpierw, co rozumiem pod poj ciem spotkanie. Nazywam
tak ka de wydarzenie pojawiaj ce si w moim kalendarzu wyma-
gaj ce ode mnie osobistego uczestnictwa i odbywaj ce si poza
moim biurkiem (czyli miejscem pracy).
Spotkania s najcz ciej organizowane poprzez dokonanie wpisów
w kalendarzach w grupie wybranych uczestników. W zale no ci od
programu, którego u ywasz na co dzie b dzie to na przyk ad ter-
min lub meeting (Outlook) albo zdarzenie (w innych aplikacjach).
Jestem przekonana, e tak opisywane spotkania s zmor wielu
pracowników biurowych, a najwi ksz mened erów. Liczba spotka
w kalendarzu przeci tnego kierownika graniczy nieraz z absurdem.
Sama tego do wiadczy am. Dodam, e nie jestem przedstawicielem
firmy zajmuj cym si jej kluczowymi klientami i dostawcami i spo-
tkania z nimi nie nale do moich g ównych obowi zków. Opisuj
tutaj moje do wiadczenia jako pracownika biurowego, który realizuje
projekty w miejscu pracy, a tak e sporadycznie widuje si z dostaw-
cami czy podwykonawcami zewn trznymi.
Na czym polega zatem ten fenomen ci g ej potrzeby organizo-
wania spotka ? Mam kilka teorii na ten temat i ostrzegam, e nie
wszystkie Ci si spodobaj . Zw aszcza kiedy policzysz, ile kosztuje
pracodawc jedno godzinne spotkanie kilku jego pracowników.
Podziel swoj pensj przez 22 dni (tyle jest dni roboczych w mie-
si cu), a potem przez 8 godzin (tyle trwa dzie pracy), a otrzymasz
koszt, który ponosi Twoja firma za 1 godzin Twojej pracy. Pomnó
to teraz przez liczb osób, które s uczestnikami przeci tnego, go-
dzinnego spotkania w pracy, i wszystko b dzie jasne.
Swoj drog ciekawe, o ile wzros yby bud ety projektów, gdyby
ka dy kierownik projektu rzetelnie przelicza na pieni dze czas ro-
boczogodzin sp dzony na spotkaniach&
Poleć książkę
Kup książkę
[ Pobierz całość w formacie PDF ]